Einrichtung im Überblick

Kurz gesagt

Smart Templates kommt als Lösung für Dynamics 365. Nach dem Import vergeben Sie eine Rolle an alle, die Vorlagen gestalten, und laden Ihr Logo hoch. Buttons in Dynamics, Flows und Copilot richten Sie ein, wenn Sie sie brauchen. Die PDFs entstehen in Ihrer eigenen Umgebung, ohne externen Server.

Voraussetzungen

Dynamics 365 oder eine andere Umgebung mit Dataverse in der Cloud. Eine Installation auf eigenen Servern wird nicht unterstützt.
Für die Installation die Rolle »Systemadministrator« in der Umgebung (siehe Rechte und Rollen: Die Lösung installieren).
Für Flows: Wer einen Flow anlegt, braucht eine Lizenz und eine Rolle; welche, steht unter Rechte und Rollen: Einen Flow anlegen.

Die Schritte

Lösung installieren: die Lösung »SmartTemplates« in Ihre Umgebung importieren.
Rechte vergeben: allen, die Vorlagen gestalten, die Rolle »Smart Templates Designer« zuweisen; die Handgriffe zeigt Eine Sicherheitsrolle vergeben. Wer nur Belege druckt, braucht keine eigene Rolle.
Logo und Schriften bereitstellen: Ihr Logo hochladen, bei Bedarf weitere Schriften. Die Handgriffe im Designer beschreibt Bilder-Ablage und Schriftarten.
Den Designer einmal öffnen: in der App »Smart Templates« links auf »Designer«. Dabei richtet sich das Warmhalten ein.
Buttons und Flows vorbereiten, wenn Belege per Knopf in Dynamics oder über Power Automate entstehen sollen. Den Button setzen Sie dann nach der Anleitung Button einbauen, ändern, entfernen, den Flow legen Sie unter Flows an.
Copilot einschalten, wenn Anwender Vorlagen mit dem KI-Assistenten im Gespräch ändern sollen.
E-Rechnung einschalten, wenn Belege als ZUGFeRD oder XRechnung entstehen sollen. In der Umgebung ist dafür nichts einzurichten; eingeschaltet und zugeordnet wird je Vorlage im Designer.

Was sich von selbst einrichtet

Warmhalten: Damit der erste Beleg nach einer Pause schnell kommt, legt Smart Templates eigene Systemaufträge an und hält die Vorlagen bereit.
Sprache: Den Designer gibt es auf Deutsch und Englisch: Ist der Benutzer in Dynamics auf Deutsch eingestellt, erscheint er deutsch, bei jeder anderen Sprache englisch, und jeder kann die Sprache oben rechts selbst wählen (siehe Die Kopfleiste: Sprachwahl).
Flows: Beim ersten Flow, den jemand im Designer anlegt, entsteht dafür eine eigene Lösung (siehe Buttons und Flows vorbereiten: Was im Hintergrund passiert).
E-Rechnung: Die Standards ZUGFeRD 2.5.2 und XRechnung 3.0 stecken in Smart Templates. Die Tabelle für eigene Standards kommt mit der Lösung und bleibt leer, bis jemand einen eigenen hochlädt (siehe Lösung installieren: Was die Lösung mitbringt).

Gut zu wissen

Smart Templates spricht nur mit der Umgebung, in der es installiert ist, und braucht keinen fremden Server. Die Belege entstehen dort und werden nirgends abgelegt; nur die E-Mail-Aktionen hängen sie an die E-Mail. Einzig der KI-Assistent läuft, wenn Sie ihn einrichten, in Microsoft 365 Copilot.

Tipp

Installieren Sie Smart Templates zuerst in einer Test-Umgebung. Dort können Sie Vorlagen und Buttons ausprobieren, bevor Sie in der Produktivumgebung loslegen.