Flows

Flows verwalten

Ein Flow in Power Automate kann nach dem Beleg weitermachen, zum Beispiel ihn in SharePoint ablegen, als Anhang versenden oder eine Genehmigung starten. Im Fenster »Flows verwalten« legen Sie so einen Flow an, öffnen ihn, kopieren seine Kennung und entfernen ihn. Der Flow entsteht hier, was er tun soll, bauen Sie in Power Automate. Gezeigt und angelegt wird nur, was in der Lösung »STFluesse« liegt (Anzeigename »Smart Templates – Flows«). Andere Flows verwalten Sie in Power Automate.

Den Knopf »↻ Flows verwalten« in der Kopfleiste beschreibt Buttons: der Assistent: Die beiden Knöpfe in der Kopfleiste. Das Fenster öffnet sich auch aus dem Assistenten, mit dem Knopf »Flow anlegen …« (siehe Buttons: der Assistent: Der Knopf »Flow anlegen …«).

1. Klicken Sie oben auf »↻ Flows verwalten«. Die Liste zeigt die Flows der Lösung, eingeschaltet oder ausgeschaltet.
2. Klicken Sie auf »Neuen Flow anlegen«. Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie die »Verbindung«. »↻ Prüfen« sieht nach, welche Verbindungen noch benutzbar sind.
3. Klicken Sie auf »Anlegen ▸«. Nach etwa zehn Sekunden steht der Flow, ist eingeschaltet und öffnet sich in Power Automate. Haben Sie keine Verbindung gewählt, zeigt der Designer vorher, wie Sie in Power Automate eine zuweisen; bis dahin läuft der Flow nicht.
4. Hat der Flow noch keine Verbindung zu Dataverse, weisen Sie sie ihm in Power Automate zu. Die Handgriffe beschreibt Die Fenster »Eine Verbindung anlegen« und »Erst die Verbindung — so geht es« Schritt für Schritt.
5. Ersetzen Sie in Power Automate den Schritt »Hier Ihre Schritte« durch das, was geschehen soll, etwa »Datei in SharePoint ablegen«, und speichern Sie den Flow.
6. Wählen Sie den Flow im Assistenten »Buttons in Dynamics verwalten« im Schritt »Soll danach ein Flow in Power Automate laufen?« unter »Ja, diesen Flow beauftragen« (siehe Buttons: der Assistent: Der Schritt »Soll danach ein Flow in Power Automate laufen?«). Der Assistent bietet ihn nur bei Vorlagen mit derselben Haupttabelle an, mit der Sie ihn angelegt haben (Einzelheiten unter Buttons: der Assistent: Die Auswahlliste »Flow«); ohne Hauptquelle lässt sich kein Flow anlegen. Die Anleitung des Buttons enthält den gewählten Flow dann schon. Tragen Sie ihn von Hand ein, kopiert »⧉ Kennung« in »Flows verwalten« dieselbe Angabe (siehe Die Liste).

Ein Flow, der ausgeschaltet oder entfernt ist, lässt die Buttons abbrechen, die auf ihn zeigen. Was dann gilt und was Sie tun können, steht unter Einen Flow entfernen.

Das Fenster

Die Liste

Über der Liste steht »Die Flows dieser Umgebung« und der Satz »Hier stehen die Flows, die dieser Designer angelegt hat. Andere Flows gehören Power Automate und werden auch dort verwaltet.« Genau genommen listet das Fenster alle Cloud-Flows der Lösung »STFluesse«, die neuesten zuerst, also auch solche, die jemand von Hand hineingelegt hat. Flows außerhalb dieser Lösung erscheinen nie. Eine eigene Obergrenze gibt es nicht.

Liefert Dataverse nicht alles auf einmal (über 5.000 Einträge), steht orange: »Die Liste ist möglicherweise unvollständig: Dataverse hat nicht alle Einträge auf einmal geliefert. Weitere Flows finden Sie in Power Automate in der Lösung »STFluesse«.« Fehlt die Lösung oder enthält sie keinen Cloud-Flow, steht »Noch kein Flow angelegt. Mit »Neuen Flow anlegen« unten fangen Sie an.«

1 2 3 4 5

Jeder Flow ist eine Karte. Der Name steht fett, ohne Namen steht »(ohne Namen)«. Darunter steht der Zustand im Klartext: »eingeschaltet« oder »⚠ ausgeschaltet«, dahinter »über eine Beleganforderung« (der Flow hört auf die Tabelle »Smart Templates Auslöser«), »anstoßbar« (bedarfsgesteuert) oder »⚠ nicht bedarfsgesteuert«. Ein selbst gebauter Flow auf der Tabelle »Smart Templates Auslöser« kann dort fälschlich »⚠ nicht bedarfsgesteuert« tragen, weil das Fenster bei sehr vielen Flows nur die 250 neuesten daraufhin prüft. Rechts stehen drei Knöpfe:

Einen Flow entfernen

Der Knopf »✕« fragt zuerst im Fenster »Flow entfernen?«: »»Name« wird aus Power Automate entfernt. Das lässt sich nicht rückgängig machen.« Die Knöpfe sind »Abbrechen« und rot »Entfernen«; der Fokus liegt auf »Entfernen«, die Eingabetaste bestätigt also. Escape oder ein Klick daneben brechen ab. Nach der Bestätigung erscheint »Wird entfernt …«: Der Flow wird ausgeschaltet und gelöscht. Danach steht im Meldungskasten »»Name« wurde entfernt.« oder »Nicht entfernt: Fehler«, und die Liste wird neu geladen. Die Verbindungsreferenz bleibt stehen. Kam der Aufruf aus dem Assistenten, leert dieser seine Flow-Auswahl, gleich welcher Flow entfernt wurde.

Meldungskasten und weitere Knöpfe

Die Ansicht »Einen neuen Flow anlegen«

Der Erklärtext sagt: Der Flow entsteht hier und geht sofort in Power Automate auf; dort bauen Sie hinein, was geschehen soll, wir legen nur das Gerüst an. Der Flow gehört dem Konto, mit dem Sie ihn anlegen (sein Besitzer). Welche Lizenz dieses Konto braucht und welche Rolle zum Anlegen gehört, steht unter Rechte und Rollen: Einen Flow anlegen. Fehlt dem Konto das Leserecht auf die Tabelle »Smart Templates Auslöser«, bekommt der Flow keine Aufträge (siehe Rechte und Rollen: Belege drucken).

Fehlt die Lizenz, scheitert das Einschalten mit »Microsoft lässt diesen Flow nicht einschalten: Dem angemeldeten Konto fehlt eine Lizenz, die Dataverse in Flows erlaubt (eine Dynamics-365-Lizenz oder Power Automate Premium). Die Rolle Systemadministrator ersetzt keine Lizenz.« Der halb angelegte Flow wird dann wieder entfernt.

• Vorlage ohne Hauptquelle: Ein oranger Kasten ersetzt das Formular: »Diese Vorlage hat noch keine Hauptquelle — ohne sie lässt sich kein Flow anlegen: Der Schritt »Hauptdatensatz holen« im Flow trägt ihre Tabelle fest ein, und unter »Buttons in Dynamics verwalten« steht der Flow nur bei Vorlagen mit derselben Haupttabelle zur Wahl. Legen Sie zuerst eine Quelle an.« Name, Tabelle und Verbindung fehlen dann, und »Anlegen ▸« ist gesperrt. Legen Sie zuerst eine Hauptquelle an, siehe Quellen und Beziehungen: Die Hauptquelle.
• Noch keine Verbindung: Ein oranger Kasten sagt: Es gibt noch keine Verbindung, auf die der Flow zeigen kann; Sie können ihn trotzdem anlegen, die Verbindung weisen Sie dann in Power Automate zu. Darunter stehen die Knöpfe »Verbindung anlegen …« (hervorgehoben, mit Symbol; Mauszeigertext: »Zeigt Schritt für Schritt, wie eine Verbindung entsteht — mit Link dorthin.«, öffnet das Fenster Eine Verbindung anlegen) und »↻ Neu suchen« (Mauszeigertext: »Noch einmal nachsehen, ob jetzt eine Verbindung da ist.«, lädt die Verbindungen neu). Darunter folgen eine Trennlinie und das Formular wie sonst, mit »— noch keine · in Power Automate zuweisen —« als einziger Wahl.

1 2 3 4 5

Die Verbindung im Einzelnen

• Was in der Liste steht: Gelistet werden die vorhandenen Verbindungsreferenzen mit Verbindung, nicht die Verbindungen selbst. Mehrere Flows teilen sich eine Referenz: Eine vorhandene Referenz derselben Verbindung wird wiederverwendet, statt eine neue anzulegen. Das Fenster liest höchstens 50 Verbindungsreferenzen und sagt es nicht, wenn es mehr gibt.
• »noch keine«: Legt eine Referenz ohne Verbindung an oder nimmt eine vorhandene leere. Der Flow läuft dann erst, wenn die Verbindung in Power Automate zugewiesen ist.
• Ausgeblendete Verbindungen: Verbindungen, die beim Prüfen oder Anlegen als »gibt es nicht mehr« aufgefallen sind, fehlen in der Liste. Der Mauszeigertext sagt dann sinngemäß: Eine Anzahl von Verbindungen ist ausgeblendet, weil sie beim letzten Prüfen nicht mehr existierten; »↻ Prüfen« sieht noch einmal nach und holt sie zurück, wenn es sie wieder gibt. Welche ausgeblendet sind, merkt sich der Browser; die Liste gilt also nur in diesem Browser.
• Hinweis darunter: Gibt es Verbindungen, steht: Darüber kommt der Flow an Ihre Daten; eine gerade angelegte steht erst hier, wenn sie einmal in einer Lösung benutzt wurde, sonst nehmen Sie »noch keine«. Gibt es keine, steht: Noch keine da? Kein Problem, der Flow entsteht trotzdem, und Sie weisen die Verbindung beim Bearbeiten in Power Automate zu.

Die Verbindungsprüfung

»↻ Prüfen« hat den Mauszeigertext: Legt je Verbindung einen Probe-Flow als Entwurf an und entfernt ihn sofort wieder; was dabei durchfällt, wird nicht mehr angeboten; das dauert ein paar Sekunden je Verbindung. Der Knopf vergisst zuerst, welche Verbindungen ausgeblendet waren, lädt die Verbindungen neu und prüft sie einzeln nacheinander. Der Entwurfs-Flow heißt »Smart Templates – Verbindungsprobe« und wird nie eingeschaltet. Es steht nie mehr als ein Probe-Flow gleichzeitig.

• Während des Laufs trägt der Knopf »… n/m« und ist gesperrt. Im Meldungskasten steht »Wird geprüft: Name (n von m)«.
• Ergebnis im Kasten: »Neu gefunden: n — jetzt sind es m.« oder »Nachgesehen — m Verbindung(en).«, dazu »Alle sind benutzbar.« oder die Angabe, dass eine oder n davon nicht mehr existieren und nicht mehr angeboten werden, mit Namen. Gegebenenfalls folgen: dass einige sich nicht prüfen ließen und in der Auswahl bleiben, und dass ein Probe-Flow stehen blieb und in Power Automate entfernt werden muss. Scheitert alles, steht »Nicht nachgesehen: Fehler«.
• Voraussetzungen und Dauer: Die Prüfung schreibt kurz in die Umgebung und braucht das Recht, Flows anzulegen (siehe Rechte und Rollen: Einen Flow anlegen). Als tot gilt nur, was die Plattform eindeutig als »gibt es nicht mehr« meldet; andere Fehler lassen die Verbindung in der Liste. Gesunde Verbindungen brauchen gemessen drei bis neunzehn Sekunden, tote etwa eine. Die Prüfung läuft nur auf Knopfdruck, nie beim Öffnen. Schließen Sie das Fenster, hört sie nach dem laufenden Schritt auf.

Was bei »Anlegen ▸« geschieht

1. Ist eine Verbindung gewählt, öffnet sich im Klick sofort ein leerer Reiter. Er trägt den Titel »Flow …« und zeigt einen Kreisel. Ist »noch keine« gewählt, öffnet sich zuerst das Fenster »Erst die Verbindung — so geht es« (siehe Die Fenster »Eine Verbindung anlegen« und »Erst die Verbindung — so geht es«); angelegt wird erst nach dessen »Weiter ▸«.
2. Im Fenster steht der Ladebildschirm »Der Flow wird angelegt und eingeschaltet …« (gemessen etwa zehn Sekunden). Der Ablauf: Die Lösung »STFluesse« (beim ersten Mal angelegt, Anzeigename »Smart Templates – Flows«), die Verbindungsreferenz (eine vorhandene wird wiederverwendet, sonst entsteht eine neue als »Smart Templates – Dataverse«), der Flow, das Einschalten. Der Editor öffnet sich in Power Automate im vorbereiteten Reiter, und das Fenster kehrt zur Liste zurück. Im Meldungskasten steht: »Der Flow steht und ist eingeschaltet.«, darunter die Schritte, zum Beispiel »Lösung war schon da. · Vorhandene Verbindungsreferenz wiederverwendet. · Flow angelegt. · Der Schritt »Beleg erzeugen« ist schon drin. · Eingeschaltet.«, und die Mahnung zur Wartezeit nach dem Einschalten (siehe den Tipp unter Flows verwalten).
3. Bei einem Fehler steht »Nicht fertig geworden: Grund«, darunter »Was schon steht: Schritte«. Das Fenster bleibt dann in der Anlege-Ansicht. Ein halb angelegter Flow wird wieder entfernt, der leere Reiter geschlossen.

Kam der Aufruf aus dem Assistenten, wählt dieser den neuen Flow aus. Blockiert der Browser den Reiter, steht: Ihr Browser hat den neuen Reiter geblockt; öffnen Sie den Flow über »✎ Bearbeiten« in der Liste oder erlauben Sie Pop-ups für diese Seite. Wie Sie Pop-ups erlauben, steht unter Was beim Klick geschieht: So erlauben Sie Pop-ups.

Bekannte Fehler der Plattform werden übersetzt:

• »Der Auslöser kommt mit dieser Tabelle nicht zurecht. Die Verbindung ist in Ordnung — es liegt an der Tabelle.«
• »Die gewählte Verbindung gibt es nicht mehr — sie wurde in Power Automate gelöscht. Nehmen Sie »noch keine« oder eine andere.« Die Verbindung wird danach ausgeblendet.
• Der Lizenzsatz aus Die Ansicht »Einen neuen Flow anlegen«.
• Fehlt beim ersten Anlegen der Herausgeber mit dem Präfix »st«, steht »Der Herausgeber »st« fehlt in dieser Umgebung.«

Hinweise zur Einrichtung stehen unter Buttons und Flows vorbereiten.

Das Gerüst des angelegten Flows

Der Auslöser heißt »Wenn Smart Templates einen Beleg anfordert«: ein Dataverse-Zeilenauslöser auf der Tabelle »Smart Templates Auslöser«, Änderungstyp »Erstellen«, Bereich »Organisation«, mit einem Zeilenfilter auf die Kennung genau dieses Flows. Darauf folgen:

• »Beleg erzeugen«: baut den Beleg als PDF mit den Werten aus der Auslösezeile (Vorlage, Tabelle, Datensatz) und liefert ihn als Text zurück, seinen Dateinamen in FileName (siehe Vorlageneinstellungen: PDF-Name). Hat die Vorlage eine E-Rechnung »nur XML«, steht die XML als Text in XmlBase64 (Name in XmlFileName), und das PDF fehlt oder ist die Lesekopie (siehe E-Rechnung: Der Flow);
• »Hauptdatensatz holen«: holt den Datensatz, die Tabelle ist fest eingetragen;
• »Hier Ihre Schritte«: ein Platzhalter mit einem Erklärtext, den Sie durch eigene Schritte ersetzen. Der Text nennt, wo der Beleg liegt (body/PdfBase64, Name in body/FileName), und bei einer E-Rechnung »nur XML« die XML (body/XmlBase64, Name in body/XmlFileName). Er läuft auch, wenn »Hauptdatensatz holen« scheitert, aber nicht, wenn der Beleg scheitert.

Der Flow beeinflusst den Beleg nicht: Er baut den Beleg mit »Beleg erzeugen« selbst noch einmal.

Wie das Gerüst in Power Automate aussieht, zeigt die Abbildung unter Buttons und Flows vorbereiten: Einen Flow anlegen. Wie Sie einen solchen Flow ohne den Designer selbst bauen, steht unter Aktionen und Schnittstellen: Flow starten.

Die Fenster »Eine Verbindung anlegen« und »Erst die Verbindung — so geht es«

Die Anleitung zeigt, wie man einem Flow in Power Automate eine Dataverse-Verbindung zuweist. Das Fenster hat zwei Betriebsarten:

• Eine Verbindung anlegen (zum Nachlesen): Aufruf über den Knopf »Verbindung anlegen …« oder den Link »So legen Sie eine an«. Die Fußleiste zeigt nur »Schließen«.
• Erst die Verbindung — so geht es (als Tor): Das Fenster öffnet sich von selbst bei »Anlegen ▸« mit »noch keine«. Escape, ein Klick daneben und jedes andere Schließen gelten dort als Abbruch: Es wird kein Flow angelegt.

Der Inhalt scrollt, die Fußleiste bleibt stehen.

Die Bezeichnungen im Befehlsdesigner und in Power Automate stammen von Microsoft und wurden im September 2026 abgelesen; sie können sich ändern. Weicht der Bildschirm vom Text ab, folgen Sie dem, was Sie dort sehen.