KI-Paket: Aufbau der Datei

Wozu

Der KI-Assistent arbeitet in Microsoft 365 Copilot und liest alles selbst aus Dynamics. Das KI-Paket ist der Weg für jede andere KI: Sie bekommt keinen Zugang zu Dynamics, sondern alles Nötige in einer Datei. Wie Anwender das Paket erstellen, steht in Mit einer externen KI arbeiten.

Aufbau der Datei

Die Abschnitte stehen in dieser Reihenfolge:

1. Auftrag an die KI: wozu die Datei da ist, wie die KI antworten soll (als Vorgabe genau eine Änderungsliste im Format JSON Patch als .json-Datei, sonst als genau ein JSON-Codeblock; die ganze Vorlage nur auf ausdrücklichen Wunsch), wie eine Änderungsliste aussieht (Arten, Pfade nach RFC 6901, test-Schritte) und was sie beachten muss, darunter: Die Beispiele im Format sind englisch, Beschriftungen und Texte in der Vorlage schreibt die KI in der Sprache der Vorlage (culture) bzw. des Anwenders. An der Stelle des Wunsches steht der Satz »Der Anwender schreibt dir gleich, was du ändern oder bauen sollst.«
2. Vorlagenformat: die ganze Beschreibung aus dem Kapitel Vorlagenformat.
3. Die aktuelle Vorlage: das JSON der offenen Vorlage, so wie »Speichern« es schreibt, aber ohne Beispiel-Datensatz und ohne interne Vermerke des Designers (Schlüssel, die mit _ beginnen).
4. Beispieldaten, nur mit dem Haken »Beispieldaten mitgeben«: ein Datensatz der Hauptquelle und die Datensätze, die über die Beziehungen der Vorlage daran hängen. Die Schlüssel sind die Pfade der Platzhalter (name unter Kunde ist {{Kunde.name}}). Listen zeigen höchstens drei Zeilen, weitere Quellen ihre ersten drei; leere Felder fehlen, lange Texte sind gekürzt, Bilder und Dateien nur vermerkt. Ergebnisse von Regeln stehen nicht darin.
5. Bilder: die im Fenster angehakten Bilder der Bilder-Ablage mit Kurzname, Name, Format und Größe in Pixeln, dazu wie die KI ein Bild einsetzt und wie sie ein neues mitliefert.
6. E-Rechnung, nur mit dem Haken »E-Rechnungs-Standard beilegen«: die angehakten Standards (Kennung, Fassung, Ausgabe, Dokumentformen), ob die Vorlage die E-Rechnung schon an hat, die anderen Standards der Umgebung, dann je Abschnitt die Angaben in einer Zeile (Kennung · Name · Typ · Pflicht), die Listen mit ihren Angaben, die häufigen Codes der Codelisten, bei der Dynamics-Rechnung die Vorschlagstabelle als JSON und zum Schluss die Beschreibung aus Eigene Standards für die E-Rechnung. Sind mehrere Standards angehakt, steht je angehaktem Standard ein Abschnitt »Standard« mit seiner Ausgabe, seinen Angaben und seinen häufigen Codes darin. Was alle gemeinsam haben, steht nur einmal: die Erklärung der Zeilen, die Beschreibung eigener Standards, die Vorschlagstabelle, wenn sie für alle gleich ist, und eine Codeliste, die ein früherer Abschnitt schon gleich enthält (dort steht dann »wie bei …«). Die KI ordnet die Vorlage genau einem dieser Standards zu. Die Erklärungsdatei selbst geht nicht mit.
7. Tabellenverzeichnis: alle Tabellen, die die Vorlage über ihre Datenquellen erreichen kann, bis zur sechsten Ebene, jede genau einmal; die von der Vorlage benutzten zuerst. Erst eine Übersicht, dann je Tabelle unter »### Tabelle <name> · <Anzeigename>« die Felder mit Anzeigename und Typ, die Auswahlwerte als Code und Beschriftung und die Beziehungen (N:1 und 1:N) mit Navigationsname und Verweisspalte.
8. Zum Schluss noch einmal: die Antwortregel in einem Absatz, weil eine KI das Ende einer langen Datei oft besser behält als den Anfang.

Feldtypen im Verzeichnis

Das Verzeichnis nennt zu jedem Typ den Wert für type in fields:

Ein Verweis steht als Feld _<spalte>_value und als Beziehung. Auswahlwerte vergleicht eine Bedingung über <feld>_code, zum Beispiel statecode_code == 3.

Name, Sprache, Größe

• Der Dateiname ist der Name der Vorlage, umgeformt wie beim PDF (siehe Voll-Vorschau und PDF: Der Dateiname), mit -ki.md am Ende, bei englischer Oberfläche -ai.md; aus »Auftragsbestätigung« wird auftragsbestaetigung-ki.md. Bei englischer Oberfläche sind Auftrag, Format und alle eigenen Texte der Datei englisch, damit die KI englisch antwortet.
• Das Tabellenverzeichnis macht die Datei groß: Es enthält jede Tabelle, die die Vorlage bis zur sechsten Ebene erreicht, mit allen Auswahlwerten. Gemessen in einer Testumgebung mit 2.360 Tabellen: rund 12 bis 13,5 MB. Nach dem Herunterladen nennt der Designer Größe und Zahl der Tabellen.
• Der Abschnitt E-Rechnung ist dagegen klein: gemessen mit Vorschlagstabelle rund 84 KB für ZUGFeRD 2.5.2 (EXTENDED), rund 52 KB für XRechnung 3.0 und rund 100 KB für beide zusammen, weil die gemeinsamen Teile nur einmal darin stehen.

Der Rückweg

1. Die KI liefert eine Änderungsliste (JSON Patch) als .json-Datei oder als Codeblock in ihrer Antwort. Hat sie auf Wunsch einen eigenen Standard für die E-Rechnung geschrieben, steht er in derselben Datei: { "aenderungen": [ … ], "standards": [ { "dateiname": "….xsd", "inhalt": "<xs:schema …" } ] }. Der Designer lädt ihn nach einer Rückfrage vor den Änderungen hoch; ein gleicher vorhandener (verglichen wird der Inhalt) wird nicht noch einmal geladen, und scheitert das Hochladen, übernimmt er nichts.
2. Der Anwender lädt sie mit »KI-Änderungen hochladen« hoch, als Datei oder als eingefügten Text (siehe Mit einer externen KI arbeiten: Die Antwort der KI übernehmen). Beides geht denselben Weg: Der Designer sucht die Liste im Text, auch zwischen Sätzen und in Codeblöcken; findet er mehrere, meldet er das und übernimmt keine.
3. Anwenden und Prüfen übernimmt der Kern von Smart Templates, dieselbe Stelle wie beim KI-Assistenten: alles oder nichts, höchstens 500 Schritte, danach dieselbe Prüfung wie beim Import (siehe Vorlagenformat: Was die Prüfung beim Import meldet). Die offene Vorlage geht dabei mit; deshalb klappt es auch bei einer Vorlage, die noch nicht gespeichert ist.
4. Für ein Bild, das die KI in daten mitliefert, nimmt der Designer das gleiche Bild aus der Bilder-Ablage, wenn es dort schon liegt (verglichen wird der Inhalt); sonst legt er es dort an. Danach steht im Bild-Objekt nur noch der Kurzname. Wann ein Bild nicht übernommen wird und die Stelle leer bleibt, steht unter Vorlagen verwalten: Mitgelieferte Bilder.
5. Das Ergebnis kommt als ein Rückgängig-Schritt in die offene Vorlage; »Speichern« macht es wirksam. Lehnt der Kern ab, zeigt der Designer die Fehlerliste, und die Vorlage bleibt unverändert. Die Liste kann der Anwender der KI zurückgeben; der Auftrag sagt ihr, dass sie dann genau diese Stellen korrigiert und die Änderungsliste noch einmal liefert.

Verlangt der Anwender ausdrücklich eine ganze Vorlage, öffnet er sie wie bisher über »Importieren« (siehe Vorlagen verwalten: Importieren). Sie öffnet sich als neue, noch nicht gespeicherte Vorlage; mit »Duplizieren« legt der Anwender sie in Dynamics ab (siehe Vorlagen verwalten: Nach dem Öffnen).

Dieselbe Prüfung läuft auch für Änderungen des KI-Assistenten; sie sitzt im Kern von Smart Templates, nicht im Browser.